Vous souhaitez domicilier le siège social de votre entreprise au sein d’une société de domiciliation ? Dans ce cas, vous devez signer un contrat de domiciliation, car celui-ci permet d’organiser les relations entre votre entreprise et la société de domiciliation que vous aurez choisie. Petit zoom sur ce document essentiel à la domiciliation commerciale.
Le contrat de domiciliation, c’est quoi ?
Le contrat de domiciliation instaure une sorte de relation de confiance entre le domicilié (entreprise qui demande sa domiciliation) et le domiciliataire (société de domiciliation), dans la mesure où il permet de protéger les deux parties au contrat. À travers ce contrat, chacun doit respecter des obligations précises pour que cette domiciliation se passe au mieux.
L’objectif du contrat de domiciliation est d’officialiser l’installation du siège social de l’entreprise au sein de la société de domiciliation.
Une fois le contrat de domiciliation signé, l’entrepreneur peut alors profiter de tous les avantages que comporte le recours à une société de domiciliation, et ainsi se consacrer à son activité.
Le contrat de domiciliation est accessible à toutes les formes juridiques : SASU, SCI, SARL, SAS, autoentreprise, etc.
À noter qu’un contrat de domiciliation de siège social ne peut être établi qu’au sein des locaux d’une autre société, il n’est donc pas possible d’établir un contrat de domiciliation chez soi.
Quelles mentions doivent figurer dans le contrat de domiciliation ?
C’est l’article R123-168 du Code du commerce qui définit les règles s’appliquant au contrat de domiciliation. Celui-ci est obligatoirement rédigé par écrit.
Il est essentiel que plusieurs éléments figurent sur le contrat, qui doit toujours être signé :
- l’identité de l’entreprise qui souhaite se domicilier ainsi que celle de la société de domiciliation (nom et coordonnées) ;
- L’entreprise de domiciliation étant soumise à un agrément préfectoral afin de garantir sa fiabilité, le numéro de cet agrément doit figurer sur le contrat de domiciliation ;
- Le lieu de la domiciliation de l’entreprise ;
- La durée du contrat, sachant que celle-ci doit être de 3 mois minimum, mais le contrat peut être reconduit par tacite reconduction. Cela signifie qu’il est systématiquement renouvelé une fois arrivé à son terme, et pour une durée identique à celle qui a été choisie à l’origine ;
- la description des prestations complémentaires fournies (accompagnement à la création d’entreprise, réception et réexpédition du courrier, location de bureau, etc.), ainsi que leur tarification ;
- les modes de paiement ;
- le dépôt de garantie ;
- les justificatifs apportés par les 2 parties ;
- le nombre de copies du contrat ;
- les modalités de rupture du contrat de domiciliation ;
- les obligations à respecter par l’entreprise domiciliée et la société de domiciliation.
Quelles sont les obligations à respecter par l’entreprise domiciliée auprès d’une société de domiciliation ?
Une fois que l’entreprise domiciliée a signé son contrat de domiciliation, elle doit demander son immatriculation auprès du guichet unique électronique de l’INPI.
Le domicilié ne peut utiliser les locaux de la société de domiciliation que pour exercer son activité professionnelle.
L’entreprise doit également avertir la société de domiciliation de tout changement relatif à son activité. Si sa forme juridique (SA, SARL, etc.), ses activités principales ou secondaires, ou son adresse personnelle, font l’objet de modifications, elle doit avertir le domiciliataire.
Quels sont les engagements que la société de domiciliation doit respecter ?
L’entreprise de domiciliation doit veiller à ce que le domicilié ait à sa disposition des locaux et équipements lui permettant d’exercer son activité dans des conditions favorables (propreté, confort, possibilité d’organiser des réunions confidentielles et de conserver des documents nécessaires à l’exercice de son activité, etc.).
Rappelons que la société de domiciliation est tenue d’obtenir un agrément préfectoral assurant la qualité de ses prestations, et doit être immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés).
Elle doit également conserver les renseignements concernant l’entreprise domiciliée et son représentant légal (ses coordonnées téléphoniques, par exemple).
Enfin, le greffe du tribunal de commerce doit être averti par la société de domiciliation en cas de rupture ou d’expiration du contrat de domiciliation, ou si la société domiciliée n’a pas relevé son courrier pendant les 3 derniers mois.
Quelles sont les démarches à effectuer pour se procurer un contrat de domiciliation ?
Pour faire un contrat de domiciliation, les formalités sont relativement simples. Il suffit de prendre contact avec la société de domiciliation et de lui transmettre les pièces nécessaires à l’élaboration du contrat. La plupart du temps, il faut fournir :
- une pièce d’identité du dirigeant ;
- un justificatif de domicile de moins de 3 mois ;
- un extrait Kbis (permet à l’entreprise de prouver son inscription au RCS ainsi que son existence légale) ;
- un RIB.
Le domicilié ne doit pas oublier de signaler à l’entreprise de domiciliation les éventuelles prestations complémentaires dont il souhaite bénéficier afin de pouvoir les inclure dans le contrat.
Une fois ces informations transmises, le contrat de domiciliation peut être signé afin que le domicilié dispose de son adresse professionnelle.
Quelle est la marche à suivre en cas de résiliation du contrat de domiciliation ?
L’entreprise domiciliée peut choisir de rompre son contrat de domiciliation pour deux raisons :
- elle arrête son activité ;
- elle souhaite changer de lieu de domiciliation.
En principe, elle doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à la société de domiciliation. Un préavis est également à respecter.
Le greffe du tribunal de commerce délivre alors un justificatif de radiation ou de transfert de siège à l’entreprise, qui le transmet à son tour à la société de domiciliation.
Si elle ne cesse pas son activité, elle doit transférer son siège social à une autre adresse, ce qui entraîne une modification des statuts de la société.
Vous l’aurez compris, le contrat de domiciliation est un document incontournable si vous souhaitez faire appel à une société de domiciliation pour installer le siège social de votre entreprise.
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