Toute entreprise est amenée à organiser des réunions pour faire avancer ses projets et développer ses activités. Mais elle ne dispose pas toujours de l’espace nécessaire pour accueillir ses collaborateurs, clients, partenaires, etc. La location de salles de réunion a tendance à avoir le vent en poupe, car elle permet de disposer d’un lieu dédié pour travailler dans les meilleures conditions. Malgré tout, il n’est pas toujours évident de trouver l’espace qui convient le mieux à ses attentes. C’est pourquoi nous vous proposons plusieurs critères à prendre en compte avant de louer une salle de réunion pour vos évènements d’entreprise. Que vous ayez besoin d’un lieu pour échanger des idées, proposer des formations, prendre des décisions, présenter vos nouveaux produits, etc., cet article vous aidera à faire le bon choix.
Tenez compte de la localisation de la salle de réunion à louer
Il est essentiel que les personnes conviées à votre réunion de travail puissent y accéder facilement et rapidement, que ce soit via les transports en commun, ou par la route. La proximité d’un aéroport est également un plus si vous accueillez des participants qui viennent de loin.
N’oubliez pas de vérifier l’accessibilité de votre salle de réunion aux personnes à mobilité réduite si vous devez recevoir une ou plusieurs personnes en situation de handicap.
La présence d’un parking est aussi à prévoir afin d’éviter aux participants de passer une partie de la réunion à chercher désespérément un lieu où garer leur voiture.
Opter pour une salle dans un quartier dynamique a l’avantage d’être facile d’accès, et en plus, cela met en valeur votre image de marque.
Faites votre choix en fonction de la surface et des configurations possibles
Afin que votre journée soit plaisante et productive, assurez-vous de vous réunir dans une salle qui soit adaptée au nombre de participants ainsi qu’à l’usage que vous souhaitez en faire. En fonction du type d’évènement professionnel que vous organisez (réunion en petit comité, formation ou séminaire), les critères à prendre en compte ne seront pas identiques.
Dans tous les cas, une bonne salle de réunion ne doit être ni trop petite ni trop grande pour mieux capter l’attention des personnes présentes. Si vous vous sentez étriqué, vous aurez du mal à vous concentrer. À l’inverse, si la salle de réunion est trop grande, les personnes auront une sensation de vide, et cela pourrait impacter la qualité de vos échanges.
Le mobilier de la salle de réunion doit également être modulable, afin que plusieurs dispositions soient envisageables, et adaptées à votre évènement.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin de plusieurs tables où entreposer vos nouveaux produits à présenter à vos clients ou collaborateurs. Ou alors, votre réunion nécessite une disposition en U, une table ronde ou rectangulaire, etc.
Optez pour une salle de réunion tout équipée
Avant de louer votre salle de réunion, vérifiez qu’elle est parfaitement équipée selon vos besoins.
Les divers équipements mis à votre disposition doivent être fonctionnels :
- climatisation (indispensable en cas de fortes chaleurs) ;
- accès Internet ;
- paperboard ;
- écran ;
- rétroprojecteur ;
- etc.
Accordez de l’importance à l’éclairage
L’atmosphère d’une salle de réunion influence considérablement le bien-être et la qualité des échanges entre les participants.
La lumière naturelle participe fortement à cette qualité d’ambiance dans les espaces de travail, à l’inverse de l’éclairage artificiel qui a tendance à amplifier la fatigue oculaire.
Choisissez la flexibilité
Il se peut que vous ayez besoin de louer une salle de réunion ponctuellement ou sur une plus longue durée. En optant pour une location de salle flexible (demi-journée, journée, mois, etc.), vous pourrez choisir l’option qui vous convient le mieux.
Les horaires et jours d’accès à votre salle de réunion font également partie des critères à vérifier, notamment si vous souhaitez programmer votre évènement le week-end.
Vérifiez que vous disposez d’un lieu pour que chacun puisse se détendre
Au cours de votre réunion, surtout s’il s’agit d’une journée de formation ou de séminaire, vous aurez besoin de faire des pauses. Prenez le temps de vérifier que vous disposez d’un lieu propice à la décompression, dans lequel vous pourrez vous désaltérer, prendre un encas, etc.
Certaines sociétés proposant des salles de réunion à la location disposent de cafétérias pour maximiser votre confort et vous faire gagner du temps à la pause déjeuner.
Ne faites pas l’impasse sur les services personnalisés
Avant de louer votre salle de réunion, renseignez-vous également sur les prestations destinées à faciliter le déroulement de votre journée. En fonction du type d’évènements que vous organisez, vous n’aurez pas besoin des mêmes services. Certaines entreprises proposent :
- l’accueil physique ou téléphonique de vos clients ;
- des pauses café ;
- des petits-déjeuners ;
- etc.
Misez sur la qualité de l’accueil
Un accueil froid et impersonnel rebutera les personnes que vous aurez conviées à votre évènement professionnel, dès leur arrivée. Si vous envisagez de parler de sujets houleux lors de cette journée, autant vous avertir que les participants ne seront pas dans les meilleures conditions.
N’hésitez donc pas à vous rendre sur place si vous en avez l’opportunité afin de juger si chacun sera accueilli chaleureusement. Vous pourrez également vous renseigner sur la possibilité de bénéficier d’un interlocuteur si vous rencontrez des soucis d’ordre pratique pendant la journée.
Jetez un œil aux témoignages de clients
Certaines sociétés louant des salles de réunions disposent d’avis sur leur site Internet ou sur leur fiche d’établissement Google (anciennement Google My Business). N’hésitez pas à les consulter, car cela peut déjà vous donner une idée de la qualité du lieu.
En louant une salle de réunion au Créteil Business Center, vous faites le choix de la sérénité
Notre centre d’affaires est situé à Créteil, dans le Val-de-Marne (94), dans un quartier dynamique. Vous pouvez y accéder très facilement, car nous sommes à proximité des transports en commun, de l’autoroute, et à 15 minutes de l’aéroport d’Orly.
Si vous louez votre salle de réunion chez nous, vous aurez la garantie de travailler dans un cadre idéal puisque nos locaux ont fait l’objet d’une rénovation complète. Les salles de réunion que nous vous proposons sont équipées de mobilier neuf, tout confort, et comportent tous les équipements nécessaires au bon déroulement de votre évènement d’entreprise. Vous pouvez également choisir la superficie adaptée à votre réunion (formation, séminaire, ou réunion plus intimiste), et en modifier la disposition en cas de besoin.
Vous pourrez ainsi travailler dans une ambiance détendue :
- nos salles sont climatisées et lumineuses ;
- vous avez un accès Internet haut débit, et illimité ;
- nous mettons à votre disposition un rétroprojecteur, un paperboard, un mini frigo, un micro-ondes, etc.
Vous avez également accès à des services sur-mesure comme des formules de petits-déjeuners, des pauses café avec viennoiseries, etc.
Une cafétéria vous attend au rez-de-chaussée afin que vous puissiez gagner du temps pendant la pause du déjeuner.
Le Créteil Business Center a l’avantage de proposer de nombreuses prestations comme la domiciliation d’entreprise, la location de bureaux privés ou à partager, une permanence téléphonique trilingue, ainsi qu’une aide à la création d’entreprise.
Vous souhaitez avoir des renseignements complémentaires quant à la location de salles de réunion au Créteil Business Center ? N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous conseiller.